生成系AIで、社内文書検索を簡単に！

企業内には、規程、契約書、マニュアル、社内報、議事録、プロジェクト報告書など、日々大量の文書が蓄積されています。
これらは本来、業務効率や品質を高めるための「資産」であるはずです。

しかし現場では、こんな声が後を絶ちません。

• 「〇〇の手続き、どの資料に書いてあったか分からない」

• 「過去のトラブル対応を参考にしたいが、探すだけで時間が溶ける」

• 「契約書の条項を確認したいが、検索キーワードが思いつかない」

結果として、文書はあるが、膨大過ぎて見つけられない企業は少なくありません。

こうした課題の解決策として、近年注目を集めているのが生成AIを活用した社内文書検索です。

生成AIを活用した社内文書検索とは？

生成AIを活用した社内文書検索とは、AI（特に大規模言語モデル）を用いて、社内に蓄積された文書やナレッジを自然な質問文で検索・要約・活用できる仕組みを指します。

中核となる技術が、RAG（Retrieval-Augmented Generation）です。

※RAGについての詳しい説明は、こちらのコラムをご覧ください。

RAGでは、

1. ユーザーが質問を入力

2. システムが関連文書を検索

3.検索結果をもとに生成AIが回答を作成

という流れで応答を生成するため、従来のキーワード検索では拾えなかった文脈・背景・ノウハウを含めた情報活用が可能になります。

しかし、「答えてくれるAI」ほど社内導入は難しい

生成AI社内文書検索の紹介記事では、「すぐ答えが出る」「業務が効率化する」といったメリットが強調されがちです。

ところが、実際に社内導入を検討する立場になると、別の不安が浮かび上がってきます。

• その回答、本当に正しいのか？

• どの文書を根拠にしているのか説明できるか？

• 誤った回答をした場合、誰が責任を取るのか？

特に情報システム部門やDX推進担当者にとって、「AIが勝手に答える仕組み」は、便利であると同時にリスクでもあります。

この不安を解消できなければ、生成AI社内文書検索はPoC止まりで終わるケースがほとんどです。

情シス・DX担当者が本当に気にしている3つの不安

「AIに答えさせる前に、人が確認できる」という考え方

そこで重要になるのが、AIがいきなり答えを出さない設計です。

弊社のRAGサービスでは、

検索 → エビデンス表示 → ユーザー選択 → 回答生成

という二段階プロセスを採用しています。これは単なる機能ではなく、社内で安心して使うための思想です。

特長①：検索時の権限チェックで「見せてはいけない」を防ぐ

まず検索段階で、ユーザーの権限に応じて参照可能な文書のみを対象とします。

• 部署・役職ごとのアクセス制御

• 機密文書・契約書の参照制限

ここから、AIが知ってはいけない情報を参照すること自体を防止します。

特長②：回答生成前に、エビデンスを人が選べる

検索後、いきなり回答は生成されません。まず、

• どの文書がヒットしたのか

• どの記載を根拠にしようとしているのか

をユーザー自身が確認・選択できます。このプロセスがあることで、

• 回答の根拠を説明できる

• 不安な文書は除外できる

• AIの誤解釈を未然に防げる

という効果が生まれます。

AIを「ブラックボックス」にしないことが、社内利用では何より重要です。